E-Mails checken - Wie häufig sollten Selbständige ihre E-Mails abrufen?

E-Mails abzurufen ist für Selbständige überlebensnotwendig. Doch wie oft sollten E-Mails überhaupt abgerufen werden? Reicht es, einmal am Tag ins E-Mail-Fach zu schauen? Und ist alles, was darüber hinaus geht bereits ein Problem?

Wie oft solltet ihr eure E-Mails abrufen?

Vor vielen Jahren, ganz am Anfang meiner Selbständigkeit, las ich einen Artikel, in dem stand, dass Selbständige ihre E-Mails morgens und abends checken sollten. Antworten sollten dann zu diesem Zeitpunkt ebenfalls erfolgen. In anderen Artikeln ging es ähnlich zu. Manche rieten gar dazu, dass man nur einmal täglich ins E-Mail-Fach schauen solle. Alles andere lenke zu sehr von der Arbeit ab. Wer ein- bis zweimal am Tag ins Postfach schaut, solle sich aber auf jeden Fall eine feste Zeit am Tag raussuchen und die E-Mails andernfalls ignorieren.

Das ist ein Problem.

Grundsätzlich kann ich die Argumentation verstehen. Ständig E-Mails zu checken, lenkt von der eigentlichen Arbeit ab. Man verplempert viel Zeit damit, ins Postfach zu schauen, statt sich auf das zu konzentrieren, was auf dem Schreibtisch liegt. In vielen Fällen mag das auch sinnvoll sein. Gerade dann, wenn ihr überwiegend auf Großaufträge von Unternehmen setzt, kann das ausreichen. Kurz nachsehen, ob eine Anfrage da ist. Mit dem Alltagsgeschäft weiter machen.

Pauschal kann ich dieses Vorgehen nicht empfehlen. Zunächst gilt es eure eigene Situation zu betrachten. Viele, die ich kenne, neigen tatsächlich dazu, häufiger ins E-Mail-Fach reinschauen zu wollen, als es nötig wäre. Deshalb ist es wichtig, die Situation sachlich zu betrachten und sich zu fragen: Muss ich wirklich regelmäßig in mein Postfach schauen?

E-Mails abrufen
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Regelmäßiger E-Mail-Abruf von vielen Faktoren abhängig

Solltet ihr feststellen, dass ihr öfter als ein- bis zweimal am Tag eure E-Mails checkt, ist das noch lange kein Problem. Es kann sogar – abhängig von der jeweiligen Auftragslage – stark variieren. Ein häufiger Abruf der E-Mails ist vor allem dann nötig, wenn ihr den gesamten Tag über für eure Kunden erreichbar sein müsst.

Erhaltet ihr den gesamten Tag über immer wieder neue Infos und Anweisungen, die für eure Aufträge von Bedeutung sind, kommt ihr gar nicht umhin, regelmäßig E-Mails abzurufen. Ebenso wollt ihr sicherlich öfter mal einen Blick in euer Postfach werfen, wenn ihr euch gerade auf eine oder mehrere Ausschreibung(en) beworben habt. Vielleicht hat derjenige Rückfragen und möchte mit euch noch etwas klären. Wenn ihr direkt eine Zusage erhaltet, möchtet ihr das natürlich auch umgehend wissen. Zumal ihr dann euren Arbeitsalltag eventuell neu planen müsst.

Diese Faktoren solltet ihr bedenken – diese können sich Woche für Woche oder Monat für Monat ändern:

  • Wartet ihr gerade auf Rückmeldungen bzgl. einer Ausschreibung, auf die ihr euch beworben habt?
  • Wann und wie häufig beliefern euch eure Stammkunden mit Aufträgen?
  • Wie knapp sind in der Regel die Deadlines? Müsst ihr eventuell schnell reagieren?
  • Ist euer Job von Pressemitteilungen und einer wie auch immer gearteten Newslage abhängig?
  • Bekommt ihr häufig Anfragen von “Laufkundschaft” per E-Mail?

Wie oft rufe ich meine E-Mails ab?

Würde ich meine E-Mails nur einmal am Tag abrufen, hätte ich ein Problem. Auch bei zweimaligem Abruf am Tag. Das liegt in der Art meiner Tätigkeit begründet. Zum einen liefern mir einige Stammkunden tagsüber Übersetzungen an, die recht häufig auch mit einer knappen Deadline verbunden sind. Liegen diese bis zum nächsten Tag, kann es schon zu spät sein. Zum anderen bin ich für mehrere Kunden und meine eigenen Portale als Newsschreiber unterwegs.

Den gesamten Tag über können also wichtige Pressemitteilungen reinflattern. Redaktionen möchten, dass ich zu Meldungen direkt eine News verfasse – oder auch für meine eigenen Projekte ist das nötig. Prüfe ich nur ein- bis zweimal am Tag, habe ich also tatsächlich ein Problem.

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E-Mails effektiv abrufen

Das Argument hat natürlich weiterhin Bestand: Wer ständig damit beschäftigt ist, seine E-Mails zu kontrollieren, kann nicht effektiv arbeiten. Deshalb musste ich einen Weg finden, sowohl ständig auf dem Laufenden  zu sein, als auch meine Effektivität aufrecht zu erhalten.

Anfangs handhabte ich das so, dass ich meine beiden E-Mail-Fächer im Browser immer offen hatte und beim Wechsel zu einer anderen Tätigkeit einfach schnell reinschaute, ob eine relevante E-Mail reingeflattert war. Das ging so im Vorbeigehen.

Inzwischen kamen einige E-Mail-Fächer dazu. Gerade durch meine Projekte erhöhte sich die Zahl der E-Mail-Fächer, die ich im Auge behalten muss. Ohne ein Programm wie Microsoft Outlook geht es bei mir gar nicht mehr. Die Frequenz, in der Outlook E-Mails abruft, habe ich bei mir ziemlich knapp eingestellt. Jede halbe Stunde werden die Mails heruntergeladen und es macht Pling. Das Pling kann ich sehr gut wahrnehmen und zugleich ausschalten – das bedeutet, ich nehme es zwar zur Kenntnis, aber wenn ich gerade mitten in einer Aufgabe stecke, bleibe ich an der Aufgabe dran. Das kann und sollte man trainieren.

Auch weiterhin verfahre ich nach dem Prinzip, dass ich zwischen größeren Aufgabenblöcken immer wieder einen Blick ins Postfach werfe. Das geht nebenbei und stört auch nicht großartig die Konzentration. Dafür bin ich dann wieder auf dem Laufenden und kann mich getrost der nächsten Aufgabe widmen.

Jetzt zu euch!

Vielleicht seid ihr ja schon alte Hasen und habt ebenfalls eure perfekte Technik gefunden, um E-Mails abzurufen. Unterscheidet sich diese von der meinen? Habt ihr feste Zeiten, zu denen ihr ins E-Mail-Fach schaut? Wie oft schaut ihr am Tag ohnehin rein? Und kontrolliert ihr dieses am Wochenende ebenfalls?

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